Digitalisierung im Bereich HR: Zeiterfassung-Dienstplan-Urlaub! Ganz einfach mit Planery

Nach unserem Interview „Trends in der Hotellerie“ erfahren Sie nun die neuesten Entwicklungen und Tools rund um das Thema Human Resources!

Lesen Sie hier das Interview mit Doz. Harald Hafner zu den Trends in der Hotellerie.

Im Interview mit KPS: Einer der Gründer und zugleich Sales-Verantwortlicher der Firma Planery – Matthias Rotter.

„Wir machen Mitarbeitermanagement per digitaler Zeiterfassung einfach, unkompliziert und exakt, mit vielen zusätzlichen Funktionen! Per App, Web, Terminal oder Fingerprintterminal! Dienstplanhinterlegung, Urlaubskoordination, Einhaltung des rechtlichen Rahmens etc…“

 

 

 

KPS: Lieber Matthias, wie und wann kamt ihr auf die Idee eine MitarbeiterInnenmanagement-Software zu erstellen – was war der zündende Funke?

Die Idee ist wie so oft direkt aus der Praxis entstanden. Eine Bekannte kam eines Abends zu einem gemeinsamen Treffen und war ziemlich aufgelöst, weil Sie an Ihrem bestätigten Urlaubstag doch zum Arbeiten eingeteilt wurde. Wie man es kennt wurde hier ein Zettel System verwendet und dann nochmal mündlich zugesagt, dass der Urlaubstag passt, was dann aber wieder übersehen wurde. Da haben wir uns gefragt, wie kann sowas im 21. Jahrhundert in Österreich passieren? Google hat uns schnell das Problem aufgezeigt. Die verfügbare Software war weder einfach zu bedienen, noch wurde Transparenz für die MitarbeiterInnen geboten. Da haben wir einfach gesagt – das können wir besser. Dabei wollten wir es sowohl für Groß- als auch Kleinunternehmen leistbar machen, gute Software zu verwenden.

KPS: Wie lange gibt es euch schon?

Gegründet haben wir im Jänner 2017 und 4 Monate später sind wir schon mit dem ersten Produkt an den Markt gegangen. Seit dem entwickeln wir Planery in einer engen Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Dadurch ist in nur zwei Jahren ein echt tolles Produkt entstanden, das unseren Nutzern einen echten Mehrwert bietet.

KPS: Eure Dienstplanungs-Software erleichtert das managen täglicher, wiederkehrender aber auch variabler  Prozesse rund um das Thema Zeiterfassung von MitarbeiterInnen, angefangen von der normalen Zeiterfassung und der  Dienst- und Urlaubsplanerstellung, bis hin zur Erfüllung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen. In Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung: Um welche heiklen Daten kann es sich hier handeln und wie schafft ihr es DSGVO-konform zu agieren?

Datenschutz ist ein wichtiges Thema, umso mehr bei personenbezogenen Daten, die wir ja auch verwalten. Eines der ersten Dinge, die wir damals implementierten, war ein genaues Berechtigungssystem, damit man genau einstellen kann, wer  welche Daten sehen darf. Zusätzlich sind unsere Server ausschließlich in Österreich, weil es uns und unseren KundInnen sehr wichtig ist.

Allgemein muss man leider sagen, dass es mit der DSGVO durch falsche Kommunikation zu mehr Angst und Unwissenheit, als wie abgezielt, zu mehr Bewusstsein und Sicherheit gekommen ist. Ein normaler Mittelstands-Betrieb ohne Eigene IT und Rechenzentrum, verwaltet die Daten bei uns auf jeden Fall viel sicherer als auf dem eigenen PC.

KPS: Was ist aus derzeitiger Sicht der größte Nutzen für ein Unternehmen Planery zu implementieren? Welchen Nutzen haben die MitarbeiterInnen und welchen der/die HR ManagerIn?

Aus unserer Kundenbefragung im Herbst wurden vier wesentliche Nutzenmerkmale mit Abstand am meisten genannt, die sich teilweise auch mit denen der MitarbeiterInnen überschneiden: Verbesserte Informationsverteilung und Transparenz, alle wichtige Daten für die Mitarbeiterverwaltung an einem Ort, Zeitersparnis durch schnellere Prozesse und einfache Bedienung

Aus MitarbeiterInnensicht: Mehr Transparenz, einfache Bedienung, sofortige Einsicht auf Stundenkonto und Urlaubskonto

KPS: Könnt ihr uns ein klassisches Beispiel nennen, wo Betriebe ohne digitale Zeiterfassung an ihre Grenzen stoßen und wo jene begrenzt sind, die bereits andere Softwares nutzen?

Mit steigender Mitarbeiterzahl wird der Verwaltungsaufwand exponentiell mehr und bald unüberschaubar, wenn man Zettel oder Excel für Zeitaufzeichnungen und Dienstplanungen verwendet. Hier fließen schnell 1-2 Stunden pro Woche und ArbeitnehmerIn in die Verwaltung, die ja eigentlich nebenbei ablaufen sollte und damit schnell zu einem Kostenfaktor und Ressourcenfresser wird. Ab 10 MitarbeiterInnen zahlt sich ein Umstieg dann definitiv aus.

Beim Vergleich mit anderer Software, bieten wir die Einbindung der Mitarbeiter per Smartphone und eine ganze einfache Bedienbarkeit bei hoher Funktionalität. Für die Mitarbeiterverwaltung im Betrieb selbst, braucht man ein Tool, dass die täglichen Aufgaben vereinfacht und jeder Bedienen kann. Darauf fokussieren wir uns. Deswegen sehe ich hier auch eine ideale Synergie, weswegen wir hier auch Import-/Exportschnittstellen anbieten, gerade auch für BMD, welches einer der Marktführer bei Softwaresystemen für SteuerberaterInnen ist.

KPS: Was sind die technischen Voraussetzungen, die ein Betrieb erfüllen muss, um Planery zu nutzen?

Solange im Betrieb ein PC mit Internetverbindung zur Verfügung steht, sind schon alle Voraussetzungen erfüllt. Da wir eine Cloud Applikation sind, geht man einfach auf unsere Homepage und kann sich schon zu einer Testversion beziehungsweise später zum eigenen Planery Account anmelden. Man muss also nichts installieren, braucht sich um keine Server oder deren Wartung kümmern. Das übernehmen alles wir.

KPS: In welchen Branchen habt ihr bisher die meiste Expertise gesammelt?

Das sind sicher die Branchen, in denen wir auch gleich mit den ersten KundInnen zusammengearbeitet haben. Das ist die Gastronomie und der Einzelhandel. Gerade weil man hier eben eine sehr flexible Dienstplanung braucht und mit dem Ausschicken der Dienstpläne direkt aufs Smartphone von den MitarbeiterInnen eine große Erleichterung schaffen kann. Hier will ich auch nochmal ein großes Danke an das gesamte Team der Good Karma Gastro Familie aussprechen, die von Anfang an unsere Kunden waren und mit denen wir Hand in Hand zusammengearbeitet haben.

KPS: Welche individuellen Lösungen habt ihr für die unterschiedlichen Bedürfnisse von Branchen wie z.B.: Gastronomie / Hotellerie,  Logistikunternehmen, Pflegedienstleistern und einer Steuer- und Unternehmensberatungskanzlei wie KPS? Gibt es da verschiedene Angebote?

Grundsätzlich benötigen die meisten Betriebe einmal eine ähnliche Basis für die Verwaltung Ihrer MitarbeiterInnen. Unterschiede liegen hier gerade in den Details der Funktionalitäten, wo wir uns immer gemeinsam die speziellen Anforderungen der KundInnen anschauen und anschließend die bestmögliche Umsetzung analysieren. Wir haben einige Funktionalitäten, welche unsere Kunden nur bei Bedarf aktivieren können, um Unternehmen aus anderen Branchen die Bedienung so einfach wie möglich zu machen.

KPS: Was kostet ein sogenanntes Basispaket monatlich, wie läuft die Betreuung durch Planery ab und was kann man damit bereits managen?

Wir haben zwei Pakete für Planery Namens „Business“ und „Enterprise“. Das Business Paket kostet 3 € pro Mitarbeiter im Monat. Es ist gerade für kleinere Unternehmen ideal, die ihren Dienstplan digitalisieren und auch elektronische Zeitstempel sehen wollen. Das Enterprise Paket bietet für 5,50 € pro Mitarbeiter im Monat eine professionelle Verwaltung der Urlaubs- und Stundenkonten, komplette Digitalisierung aller Prozesse rund um Dienstplanung, Urlaubsplanung und Zeiterfassung. Zusätzlich ist hier auch noch der Telefonsupport inbegriffen.

KPS: Gibt es weitere neue Trends in der HR Softwarebranche, welche man berücksichtigen sollte?

Hier sind drei ganz wesentlich Dinge: Cloud-Software und SaaS (Software-as-a-Service), die Verlagerung von alten und schwerfälligen Anbietern, die alles probieren abzubilden, zu dynamischen jungen Unternehmen, die sich fokussiert nur auf einen Teilbereich konzentrieren und die direkte Einbindung aller Beteiligten, damit diese in den gleichen Datensätzen arbeiten.

KPS: Bei Start up’s spricht man ja immer von einer Vision, die verfolgt wird. Was ist eure Vision?

Wir wollen alle Themen und Prozesse rund um den Mitarbeiter digitalisieren und vereinfachen. Den Menschen stellen wir hierbei in den Mittelpunkt und machen es für Unternehmen und Mitarbeiter einfach, ein transparentes Arbeitsumfeld mit minimalem Verwaltungsaufwand zu schaffen. Wer uns auf dieser Reise begleiten will, kann gerne auf unserer Homepage vorbeischauen.

Lieber Matthias, vielen Dank für das Gespräch!

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